Vale ressaltar que nosso sistema permite que usuários rastreiem o envio de e-mails tanto a nível de domínio, para qualquer conta, no Painel E-mails do Admin, na opção de menu "Logs Entrantes", quanto a nível de usuário, no Painel do usuário de uma conta específica, no ícone "Rastrear Envios". Dessa forma, você pode saber se uma mensagem foi recebida no servidor de destino, mas não que tenha sido necessariamente lida pelo destinatário. Detalhes em nosso tutoriais, buscando pela palavra "logs".
Para facilitar, seguem esses tutoriais do admin:
https://suporte.lucanet.com.br/kb/painel-de-e-mails-do-admin/como-rastrear-emails-enviados-externamente-por-qualquer-conta-de-um-dominio
https://suporte.lucanet.com.br/kb/painel-de-e-mails-do-admin/nao-recebi-determinado-email
Tutorial do usuário final:
No tutorial abaixo, entretanto, explicamos a respeito dos 2 tipos de confirmação de leitura que existem. O primeiro, confirmação de leitura, depende do usuário conceder o mesmo (configurado em seu programa de email, se deve autoconceder, manualmente ou nunca) e o segundo, confirmação de entrega, depende do sistema remoto suportá-lo, sendo que nosso sistema, assim como grande parte dos sistemas, não o suporta. Existem diversas variantes que podem impedir do usuário receber uma confirmação de leitura ou de entrega. Por exemplo, o Gmail, na sua versão gratuita, não suporta confirmação de leitura, como pode ser visto em https://support.google.com/a/answer/1383374?hl=en. Muitos sistemas não suportam, por outro lado, confirmação de entrega.
Resumindo, você pode usar a confirmação de leitura, mas não há garantia que o destinatário irá concedê-la. Se quer rastrear envios com 99,9% de certeza, considere serviços de terceiros referenciados ao final deste tutorial.
Ainda, normalmente, pode-se inferir que um email chegou se não gerou retorno de erro do envio. Se o nosso servidor recebe um erro fatal do destino, a conta remetente recebe um erro de volta imediatamente. Caso nosso servidor nosso servidor não esteja conseguindo enviar o e-mail, ele retorna o erro ao remetente após 1 hora e continua tentando por 1 dia.
O mais garantido, ler os logs, conforme referenciado anteriormente, bem como existem serviços de confirmação de entrega, mais confiáveis que os recursos padrão existentes.
Vamos aos tipos de confirmação.
Confirmação de leitura ("Return receipt"): Recurso fornecido pelo Thunderbird (no menu "Opções" de uma nova mensagem) e Outlook (na aba "Opções" de uma nova mensagem, seguido das reticências), dentre outros programas, incluindo nosso WebMail (clicando nos 3 pontinhos verticais na parte superior direta da composição de um e-mail e escolhendo "Requer confirmação de leitura"). Depende de uma confirmação manual do destinatário, ao receber uma mensagem solicitando confirmação de leitura. Caso conceda, o programa de e-mail do destinatário dispara um email para o remetente informando que mensagem foi lida.
Em nosso Webmail Group-Office, fica nos 3 pontinhos verticais, do lado direito superior de um novo email, conforme exibido na seta da tela abaixo:
Confirmação de entrega ("Delivery status notification"): Disponível no Thunderbird (no menu "Opções" de uma nova mensagem) e no Microsoft Outlook (aba "Opções"), que também disponibilizam o método anteriormente referenciado. A confirmação de entrega indica que a mensagem foi recebida no servidor de destino, mas não que tenha sido necessariamente lida pelo destinatário. Como citado anteriormente, a maioria dos sistemas, inclusive o nosso, não suportam esse tipo de confirmação.
Outra opção são serviços de terceiros, que trazem o benefício de conseguir detectar se um email foi aberto pelo destinatário e muito mais, como endereço IP do destinatário, quantas vezes abriu o email, etc. Normalmente requer que aloque o domínio do serviço ao final do endereço de e-mail para o qual irá enviar o email, de forma que seu e-mail passa pelo sistema de tal serviço, que faz a entrega do mesmo e tenta realizar a validação da entrega/leitura do mesmo.
Uma opção gratuita, que funciona com base em doações e tem ótimo funcionamento é o Who Read Me.
Uma opção muito conhecida e respeitada no mercado é o Readnotify.com (em ingles), que inclui recursos como rastrear arquivos DOC e PDF enviados. Você pode realiza uma assinatura de avaliação clicando no link indicado. Possuem planos diferenciados, cada um fornecendo certa quantia de envios e recursos diferenciados.
Outro serviço similar é o Yesware (fornece avaliação grátis por 14 dias).
Vale citar também que o rastreamento funciona em 99% dos casos.