IMPORTANTE: É essencial ler todos detalhes abaixo sobre migrações de contas/emails. Se está atendendo a um cliente final específico, sugerimos repassar as informações abaixo para o mesmo, a fim de evitar quaisquer problemas, em termos de não deixar claros todos os procedimentos, riscos, etc.

IMPORTANTE 2: A alteração de MX deve ser feita apenas após informarmos que a migração finalizou, por inúmeros motivos. O tipo de cópia que fazemos mantém destino exatamente igual à origem e, caso vire o MX antes da hora, e-mails que chegam no destino, serão apagados, pois não existem na origem. Além do mais, precisamos arquivar emails (separar em pastas por ano, no caso de muitos emails na caixa de entrada e nos itens enviados) e indexá-los, visando carregamento rápido, antes de virada. E mais, o ideal é seu cliente aferir tudo via WebMail, antes da virada.

IMPORTANTE 3: Favor ler o seguinte tutorial, a respeito de como evitar que ocorra entrega local entre domínios em produção e domínios que estão sendo migrados para o nosso ambiente, evitando que clientes nossos enviem e-mails para seu domínio e caiam em nosso ambiente, antes de ter apontado o MX para cá. https://suporte.lucanet.com.br/kb/painel-de-e-mails-do-admin/como-desabilitar-a-entrega-local-util-em-migracoes

Como funciona a migração de e-mails? Aspectos básicos.

IMPORTANTE: Note que precisa criar um registro TXT de validação do domínio, ao criar novos domínios dentro de novos admins (clientes) do nosso painel de administração de e-mails, para validar seu domínio conosco e poder criar contas. Para clientes finais (não revendas), costumamos já criar essa entrada apenas em nosso DNS, mas é capaz de precisar criá-la no DNS de origem, atualmente usado, pois normalmente se altera para nosso DNS apenas após o fim das sincronizações. Detalhes em https://suporte.lucanet.com.br/kb/painel-de-e-mails-do-admin/como-criar-editar-excluir-contas-de-usuarios-contas-de-e-mail-bem-como-controlar-cota-das-mesmas

O principal objetivo deste tutorial é orientar com relação à criação e sincronização de e-mails das contas de e-mail vindo do servidor/provedor antigo para o nosso ambiente. Normalmente, conseguimos realizar essa migração sem custos. Caso tenha interesse, podemos também orientar de como você pode realizar suas próprias sincronias, usando a ferramenta Imapsync, sendo que orientaremos com relação à documentação para que se consiga aprender a usar a ferramenta, bem como um conhecimento bastante técnico que precisará obter, além do licenciamento do software. A maior parte dos clientes prefere nos solicitar para realizar migrações, bastando nos fornecer os arquivos ("templates") contendo as contas e senhas das mesmas, para que possamos realizar migração dos dados.

Basicamente, o processo consiste em você fornecer uma listagem de contas e senhas do servidor de origem e criar as contas no nosso ambiente (destino). Iremos sincronizar os e-mails da origem para o destino. Dependendo do volume de dados, isso pode demorar dias ou até semanas. Conseguimos migrar cerca de até 60 gigabytes de dados por dia. Nós te manteremos a par de todo o processo e possíveis problemas na sincronia. 

Após conseguirmos realizar uma sincronia completa, te avisaremos, você conseguirá ver todos emails e pastas migrados através do nosso webmail e, estando tudo de acordo, poderá apontar o MX (recebimento de e-mails) para nosso servidor, conforme nosso tutorial de DNS/apontamentos, em: https://suporte.lucanet.com.br/kb/outros/entradas-de-dns-do-servico-de-email. Caso tenha solicitado para criar o domínio em nosso DNS, forneceremos os "nameservers" para apontamento no registrado.

Você deverá nos avisar quando irá fazer o apontamento de MX, algumas horas depois, faremos uma sincronia final, para obter os emails que podem ter ficado na origem, desde a última full. Esta cópia final é diferente, não é mais exata, ou seja, não mantém o destino exatamente igual à origem, pois o destino já está recebendo emails, logo, não podemos apagar emails do lado do mesmo. Apenas copiamos novos emails, em todas as pastas, dos últimos x dias, desde a última cópia full. Isso traz todos emails da origem, mas pode ocorrer uma ligeira desatualização do lado do destino, como por exemplo, uma pasta ou email no destino que já foi apagado da origem, desde a última sincronia completa.

Não precisamos estar por perto quando você fizer o apontamento para nossos servidores, apenas precisamos saber quando fará isso para propagarmos nossa equipe de realizar esta sincronia final, algumas horas depois.

IMPORTANTE: Note que precisa criar um registro TXT de validação do domínio, ao criar novos domínios dentro de novos admins (clientes) do nosso painel de administração de e-mails, para validar seu domínio conosco e poder criar contas. Para clientes finais (não revendas), costumamos já criar essa entrada apenas em nosso DNS. Detalhes em https://suporte.lucanet.com.br/kb/painel-de-e-mails-do-admin/como-criar-editar-excluir-contas-de-usuarios-contas-de-e-mail-bem-como-controlar-cota-das-mesmas

Aguarde até 24 horas para propagação de DNS, a fim de que o seu domínio, apontado para nossos servidores, seja reconhecido na Internet.

Vamos aos templates que você precisa preencher e nos enviar.

Temos um "template criar usuários" para criação automática de contas (somente a partir de 15 contas, caso tenha menos contas que isso, favor criá-las manualmente em seu painel), realizada por nossa equipe e outro para a sincronia de emails.

CLIQUE AQUI para obter esses arquivos, preencha-os devidamente e envie para nosso suporte. Por favor, não misture domínios num arquivo de migração, mantenha apenas um domínio por migração e abra chamados separados de migrações de domínios distintos. 

No template #1, para criação de contas (apenas caso tenha mais de 15 contas), temos o username da conta (só parte antes do @), o domínio (sem o @), senha, cota em GB, tipo de conta 0 básica e 1 sync, nome completo ex. João Silva, idioma (sugerimos manter pt-br), formato de data (a que consta é o horário oficial de Brasília) e o formato da data (sugerimos manter da forma que está). Caso tenha experiência com programação, poderá usar nossa API para a criação de contas, sendo que podemos fornecer exemplos em PHP.

No template #2, de sincronia IMAP dos e-mails, na primeira coluna, especifique o hostname IMAP do provedor antigo, idealmente informando o IP dele ao invés do hostname (pois pode deixar de responder após a virada de MX), seguido do username de cada respectiva conta e senha. Em seguida, vem nosso hostname (destino, imap.emailarray.com), a conta novamente (e-mail inteiro) e a senha do nosso lado.

NOVIDADE: No caso de ter 10 contas ou menos, pedimos que faça a migração via web. Use o seguinte link para sincronizar uma única conta https://imapsync.lamiral.info/X/ e este para contas em lote https://imapsync.lamiral.info/X/sandbox_csv.html e, caso tenha contas maiores de 3 GB, favor nos contatar, forneceremos endereço para o IMAP Sync via web ilimitado, o qual temos registrado. Note que mensagens grandes podem trafegar temporariamente no servidor do nosso parceiro confiável IMAPsync, durante a transferência.

Note a sintaxe de cada linha no IMAPsync web.

IP servidor antigo;conta@dominio.com;senha;imap.emailarray.com;conta@dominio.com;senha;;

Verifique os erros, ao final. Note que pode abrir várias abas de uma vez, evite mais de 10 abas concorrentes.

IMPORTANTE: Não altere as senhas na origem durante a migração. Você pode especificar uma política de senha muito complexa, para que usuários não mudem suas senhas, no servidor de origem ou, caso o sistema suporte, crie senhas alternativas, diferentes das principais. Na pior das hipóteses, favor avisar a todos os usuários para não alterarem suas senhas. No caso de senhas estarem sendo alteradas com frequência na origem, a migração pode tornar-se inviável. Agradecemos pela compreensão.

Obs.: Se está migrando e-mails a partir do Gmail ou Google Workspace, favor ler o seguinte tutorial.

No caso da criação de contas, favor não usar vírgula na senha. No template de sincronização, não use os seguintes caracteres: ; [ = + ( ) { }

Ressaltando que há bons programas geradores de senhas na Internet e, caso queira, podemos gerar uma certa quantia de senhas para você ou até definir as senhas das contas que podemos criar em lote em nosso servidor. Recomendamos o software shareware https://pwgen-win.sourceforge.io/ e podemos fornecer dicas, via chamado, de como configurá-lo para gerar senhas dentro do nosso padrão.

No campo nome completo, aceitamos letras, números, apóstrofo, ponto, @ e hífen. Demais caracteres são proibidos, pedimos que não os usem.

Se não possui as senhas na origem, pode alterá-las e manter as mesmas senhas definidas no destino. As senhas no destino precisam estar dentro da nossa política senha, que é de ao menos 8 caracteres, uma letra minúscula, uma letra maiúscula, um número e um caractere especial (ex.: exclamação, arroba, interrogação). Você pode até manter senhas fáceis na origem, mas no arquivo de template de criação de contas e sincronia, no lado do destino, informe senhas dentro da nossa política.

No caso de revendas, por favor, deixe o cliente e domínio criados no seu painel e nos indique qual o username do cliente em questão.

Referenciamos também, ao final deste tutorial, a respeito de importação de contatos e eventos. Para outros objetos, como apelidos, encaminhamentos, listas e outros, poderemos orientar com relação ao uso da API ou cotar serviço adicional para trazermos esses dados. No caso de não serem muitos, costuma ser mais fácil defini-los manualmente e podemos também orçar realizarmos certos processos de forma semiautomática.

Vale ressaltar que, durante o processo final da migração, caso uma senha esteja incorreta no destino, pois o usuário pode ter a alterado, são úteis os recursos de senha temporária (a chave, ao lado do usuário, em "Usuários") e de senhas de aplicações, em que pode criar uma senha adicional para uma conta.

Autoarquivamento

Em migrações com muitas contas e contas com sobrecarga de emails na inbox/enviados, é importante arquivar os emails antes de virada, visando manter devida performance do sistema: Exemplo: INBOX com mais de 10.000 emails, teria subpastas abaixo de uma pasta "ARCHIVE", com emails de cada ano.  Detalhes a respeito disso: https://suporte.lucanet.com.br/kb/outros/autoarquivamento-de-e-mails

Nesse caso, na migração final, apenas copiamos os emails novos recebidos desde antes da virada do MX e não mais uma sincronia exata, deixando destino exatamente igual à origem. Nisso, pode ter ligeira diferença no destino com relação à origem, por exemplo, uma pasta que foi copiada quando fazíamos cópias exatas e não exige mais na origem, continuará existindo no destino. Nenhum email, entretanto, deixará de ser copiado para o destino, faremos isso, como citado, baseado no parâmetro "maxage". Por exemplo, maxage = 5, obtenha todos emails recebidos nos últimos 5 dias, do servidor de origem.

Se está realizando cópias por conta própria, entre em contato conosco para combinarmos, de forma a tentar seguir com a metodologia acima explicada, por nós recomendada. Após acabar uma sincronia full, nos pedir para arquivar e indexar, antes de virar o MX para cá.

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Abaixo, detalhes mais a fundo do processo, incluindo informações críticas a respeito do mesmo e de outros objetos que podem ser migrados, além dos e-mails. É muito importante ler todo o texto abaixo.

- Não há nenhuma garantia na migração, apesar de realizarmos nossos melhores esforços, incluindo diversos pontos de checagem (ex: avisaremos se contas estourarem suas cotas, para você ajustar), bem como o fato de usarmos uma ferramenta bastante robusta, o Imapsync. O cliente pode verificar a migração de emails após realizada, conforme lhe orientaremos ao final da sincronia.

Sugerimos não cancelar o provedor anterior até ter certeza de que tudo tenha sido migrado com sucesso. Alguns preferem, até mesmo, manter o provedor antigo mais um mês. É o ideal, para dar tempo de realizar novas sincronias, caso perceba, posteriormente, que falta algo.

- Uma migração pode envolver custos, mesmo caso dito o contrário inicialmente, no caso dela se tornar muito complexa, devido a dificuldades técnicas proeminentes. Isso é algo raro de ocorrer e, nesses casos, avisaremos de possível tarifação devido à complexidade alcançada, quando a detectarmos, cabendo ao cliente decidir se deseja prosseguir. Em casos mais críticos, se notarmos extrema dificuldade, por exemplo, de trazer os e-mails da origem, a migração pode ser abortada. Sempre deixaremos o cliente a par de dificuldades, à medida que forem ocorrendo e de possíveis situações mais críticas.

- Leve em conta que, possivelmente, que no seu provedor antigo, tenha apenas um "hostname" nos programas cliente de email, tanto para servidor de entrada quanto de saída (ex.: mail.dominio.com.br) e ainda, do nosso lado, o SSL está disponível apenas nos nossos hosts padrão imap.emailarray.com, pop.emailarray.com e smtp.emailarray.com. Isso significa que precisará mudar a configuração em todas os programas cliente, para manter nossa configuração com SSL/criptografia, recomendado, conforme tutoriais na categoria "Configuração de programas de e-mail", a não ser que consiga fazer uma mudança em lote, em todos os programas de e-mail, de uma vez. O que pode ser feito é, no dia da virada, até que consiga acertar todas as máquinas, usuários podem acessar o WebMail.

Uma técnica interesse consiste em mudar todas as máquinas antes da migração, alocando hosts separados, imap.seudominio.com.br (trocando pelo seu domínio) e smtp.seudominio.com.br, apontando para o IP do provedor antigo, mas sem SSL. No dia da virada, troque esses apontamentos, de forma que sejam CNAMEs para nossos hosts que suportam SSL. Dessa forma, na virada, todos estarão com seus programas cliente funcionando. Em seguida, aos poucos, você pode alterar a configuração de cada máquina para usar nosso host que suporta SSL, com o SSL devidamente ativado.

Ainda, temos como fornecer SSL para seu domínio, de forma que, caso já tenha hosts distintos para IMAP e SMTP, não precisaria alterar a configuração nos programas de e-mail, entretanto, esse tipo de configuração implica em um custo alto de setup. Caso tenha interesse, favor contatar nosso suporte.

- Por padrão, não mapeamos as pasta itens enviados, lixeira e rascunhos, do servidor antigo com o nosso e, por isso, elas podem ter seus emails sincronizados para pastas diferentes do nosso padrão, ou seja, itens enviados do provedor antigo residirem uma pasta e as novas, do nosso webmail, em outra. Caso queria que a gente padronize as pastas na sincronia, favor contatar nosso suporte para orçarmos, já que isso envolve um trabalho adicional.

- Migração idealmente feita em IMAP, caso use POP, o ideal costuma ser migrarmos o que está no servidor de origem via IMAP, bastando o servidor de origem permitir conexão desse tipo e depois você arrastar emails que estão apenas locais, da conta antiga para a nova. Mesmo assim, pode ocorrer de receber emails repetidos na caixa de entrada após a migração, caso seus usuários usem a opção de manter mensagens no servidor na origem.

Outra opção, começar com contas zeradas no destino e importar PSTs um por um, conforme esta FAQ:

https://support.office.com/pt-br/article/importar-emails-contatos-e-calend%C3%A1rio-de-um-arquivo-pst-do-outlook-431a8e9a-f99f-4d5f-ae48-ded54b3440ac?ui=pt-BR&rs=pt-BR&ad=BR

Este processo precisa ser feito uma conta por vez, de cada conexão, para evitar sobrecarga de banda.

Ainda, uma opção fácil mas na qual você perde os benefícios do IMAP (backup de todas suas pastas, acesso concorrente entre vários usuários), é continuar usando POP conosco também e não migrar os emails.

- "Flags"/bandeiras são marcações em mensagens, que indicam seu status ou as rotulam, como: lido, excluído, visto ("seen") e marcadores textuais. Suportamos as "flags" padrão do servidor IMAP Dovecot. "Flags" não aceitas pelo Dovecot não são copiadas, mas a respectiva mensagem em si, garantiremos que será devidamente copiada. Sobre flags do Dovecot: https://wiki.dovecot.org/Tools/Doveadm/Flags.

- Podemos também migrar contatos (um arquivo por conta, em formato vCard) e eventos (formato ICS) ou poderá realizar migração desses dados manualmente via Webmail, exportando no seu webmail antigo e importando no novo. Temos vídeos que mostram como realizar a importação em nosso webmail:

vCard (Contatos, formato recomendado): http://www.emailnuvem.com/videos/go/go_vcard.mp4
CSV (Contatos): http://www.emailnuvem.com/videos/go/go_csv.mp4
ICS (Eventos de calendário): http://www.emailnuvem.com/videos/go/go_ics.mp4

- Caso pretenda fazer os apontamentos de email no seu próprio servidor de DNS, ao invés de usar o nosso (sendo requerido nos avisar antes, para que seja preparado), veja: https://suporte.lucanet.com.br/kb/outros/entradas-de-dns-do-servico-de-email